Register van verwerkingen

Bijgewerkt: ma 15 maart 2021 - 23:47 uur

> Privacyrechten (AVG)

Als het goed is (want het verplichting in de AVG) heeft jouw gemeente haar werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt, in kaart gebracht in een verwerkingsregister. Dit register is een opsomming van persoonsgegevens die de gemeente verwerkt en voor welke doeleinden, met wie ze worden gedeeld en hoe lang ze worden bewaard.

Als burger kun je zo'n register van verwerking gebruiken om eens wat meer inzicht te krijgen in welke persoonsgegevens er door de gemeente worden verwerkt (verzameld, vastgelegd, e.d.) in welk werkproces (type verwerking).

En je gebruikt het misschien als hulpmiddel voor bij het uitoefenen van je privacyrechten zoals het recht op inzage en het recht op rectificatie van je persoonsgegevens. Dan zal je waarschijnlijk vooral geïnteresseerd zijn in specifieke, voor jou relevante werkprocessen (verwerkingen).

Verschillend per gemeente

Gemeenten gaan verschillend om met het openbaar delen van het verwerkingsregister.

  1. Het verwerkingsregister helemaal niet noemen;
  2. Op de gemeentelijke website alleen noemen dat er een verwerkingsregister is;
  3. Het verwerkingsregister geheel als download (pdf) aanbieden op de gemeentelijke website;
  4. Een online tool waarin je kunt zoeken op verwerking.

Vooringevuld verwerkingsregister voor gemeenten

Gemeenten kunnen vanaf augustus 2019 gebruik maken van een vooringevuld verwerkingsregister met een bijbehorende handreiking.

Het vooringevulde register – een Excel-spreadsheet – bevat een overzicht van verwerkingen die bij vrijwel iedere gemeente worden uitgevoerd. Een aantal gemeenten heeft dit register samen met de Informatiebeveiligingsdienst van de VNG, Open State Foundation en Privacy Management Partners ontwikkeld.

Iedere gemeente moet het vooringevulde register nog aanpassen aan de eigen situatie. Bijvoorbeeld wanneer een gemeente extra of andere persoonsgegevens verwerkt die er niet in staan.

Er is ook een leeg verwerkingsregister beschikbaar.