Is de aanvraag duidelijk herkenbaar?

Bijgewerkt: vr 19 maart 2021 - 10:57 uur

> Aanvraag, ingebrekestelling en dwangsom
> Wat zegt de wet?

Met het indienen van een aanvraag start een soort samenwerking, bijvoorbeeld tussen burger en gemeente. Belanghebbende en de behandelende ambtenaar (ambtenaren) richten zich samen op de voorbereiding voor het nemen van een beslissing (in een besluit).

Bij samenwerking gelden spelregels en hebben deelnemende partijen verantwoordelijkheden.

Een verantwoordelijkheid is de herkenbaarheid van de aanvraag en die ligt bij de aanvrager!

Artikel 1.3 Algemene wet bestuursrecht

Onder aanvraag wordt verstaan: een verzoek van een belanghebbende, een besluit te nemen.

Elk verzoek van een belanghebbende om een besluit te nemen is een aanvraag. De gemeente mag volgens dit artikel niet stellen dat er geen sprake is van een aanvraag om de inhoud ervan.

Een aanvraag is een aanvraag, punt!

De gemeente moet volgens wettelijke bepalingen altijd een beslissing nemen over de wijze van behandeling van de aanvraag. Dat moet in een voor bezwaar vatbaar besluit.

De beslissing kan zijn:

  1. buiten behandeling laten (buiten behandeling stellen);
  2. in behandeling nemen (inhoudelijk behandelen).

Reageren niet altijd wettelijk verplicht, wel netjes

De gemeente moet altijd reageren op een aanvraag.
Die reactie moet zoals hiervoor geschreven altijd een voor bezwaar vatbaar besluit zijn. Dit is wettelijk verplicht. Hetzelfde geldt voor een bezwaarschrift en een klachtschrift.

Op informatieverzoeken, brieven met vragen, ingebrekestellingen en andere correspondentie is de gemeente niet verplicht om te reageren. Het is wel netjes wanneer de gemeente dat wel doet en je kunt haar via een klachtschrift (klachtenprocedure) wel dwingen tot een reactie. Zeker wanneer de gemeente zichzelf in de lokale wet- en regelgeving regels over reactie en reactietermijn heeft opgelegd.

De aanvraag moet herkenbaar zijn!

Vanwege het voorgaande, moet een aanvraag duidelijk herkenbaar zijn zodat de gemeente weet dat ze op tijd een besluit op de aanvraag moet nemen. De aanvraag mag niet verstopt zitten in een brief.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om duidelijk te maken dat het om een verzoek tot het nemen van een besluit gaat, dat belanghebbende concreet bedoelt om een verzoek te doen.

Het is dus niet zo dat de gemeente hoeft te bedenken dat je met een brief misschien wel eens een aanvraag zou kunnen bedoelen. Wat niet zegt dat een dienstverlenende gemeente zou kunnen meedenken en de aanvrager vervolgens kan adviseren hoe een juiste aanvraag kan worden gedaan.

Bij een eventueel geschil dat voor behandeling bij de rechtbank komt (een beroep) zal een rechter als het goed is de vraag stellen:

Heeft belanghebbende bedoeld om een verzoek tot het nemen van een besluit in te dienen en blijkt dat genoegzaam uit de aanvraag?

Verschillende situaties

Gelukkig is in verreweg de meeste situaties de vraag of belanghebbende heeft bedoeld om een verzoek te doen tot het nemen van een besluit automatisch beantwoord.

Dat is als de vorm (van het indienen) van de aanvraag al is bepaald door de wetgever of door de gemeente. Er is dan meestal sprake van een aanvraagformulier in papieren vorm of digitaal (webformulier).

Dan is doorgaans ook gewaarborgd dat de aanvrager eenvoudig aan de zogenaamde formele en procedurele indieningsvereisten kan voldoen (met invulvelden). Denk daarbij aan naam, adres, woonplaats, ondertekening, etc.

In sommige situaties kunnen er problemen ontstaan. Dat gebeurt met name wanneer als de aanvraag een vormvrij karakter heeft.

Zorg als aanvrager dan dat je in elk geval:

  1. duidelijk 'Aanvraag' vermeldt;
  2. expliciet de gemeente verzoekt om een besluit te nemen.

Zo doe jij het in elk geval goed, maar dit geeft nog geen garantie dat het vervolgens zomaar goed gaat. Gemeenten hebben doorgaans onvoldoende ervaring en kennis om op correcte wijze vormvrije aanvragen te behandelen.

Er is nog een wereld te winnen, waarschijnlijk voorlopig nog vaak via de rechtbank.

Aanvraag